Деятельность хозяйствующего субъекта характеризуется по ряду критериев, среди которых особое место отдается такому показателю, как сведения о среднесписочной численности работников фирмы. Он используется при отнесении компании к той или иной группе в соответствии с размерами фирмы. Поэтому списочная численность записывается во многих отчетах, которые представляют организации.

Среднесписочная численность это данные о том, сколько сотрудников работают за определенный период в компании в среднем.

Она обязательно должна определяться на каждом субъекте, являющимся нанимателем трудовых ресурсов. При расчете данного показателя используются самые разнообразные отчетные промежутки - один месяц, три, двенадцать (год).

Независимо от времени, нормы закона установили единую методологию определения этого показателя.

Предоставление информации, куда входит и среднесписочная численность для вновь созданных организаций также обязательно, как и для работающих компаний. Законодательство требует, чтобы эти предприятия до двадцатого числа месяца, после регистрации в ЕГРЮЛ, направляли отчеты с данными показателями в налоговую.

В дальнейшем они сдают отчет о среднесписочной численности в обычном порядке. Таким образом, данная отчетность ими подается два раза при создании компании.

Внимание! Сведения о среднесписочной численности работников не обязательно представлять только субъектам бизнеса, которые работают в качестве индивидуальных предпринимателей без привлечения наемного труда. Это правило начало действовать только с 2014 года.

Значимость данных сведений определяется способом их использования при определении других важнейших показателей, например, средняя зарплата.

Разделение фирм по размеру предприятия происходит по среднесписочной численности. На базе этих данных устанавливается перечень деклараций и способ их представления.

Важно! Если на основании предоставляемых в налоговую сведений окажется, что в организации более 100 сотрудников, то она больше не сможет применять такие упрощенные налоговые режимы, как ЕНВД и УСН. А при у ИП не может быть более 15 сотрудников.

Куда сдается отчетность

Для предприятий предусмотрено нормами закона, что они должны отправлять данные отчеты в ИФНС по месту их расположения. Если в состав предприятия включаются филиалы и другие внешние подразделения, то по организации подается один общий отчет, содержащий эти сведения.

Форма КНД 1110018 предпринимателями, у которых есть трудовые контракты с сотрудниками, сдается по месту их прописки и постановки их на учет.

Важно! Предприниматель осуществляющий хозяйственную деятельность на другой территории, отличной от той, где он был поставлен на учет, должен отчет о среднесписочной численности отправлять по месту своей регистрации.

Способы сдачи сведений

Данная отчетность формируется либо вручную, путем заполнения соответствующих бланков, либо с использованием специальных программных комплексов.

Существует несколько способов сдать такой отчет в ИФНС:

  • Отнести его в налоговую самостоятельно или попросив представителя, в бумажном виде. Отчет при этом должен быть составлен в двух экземплярах, на втором из которых инспектор проставляет соответствующую отметку.
  • Почтовым отправлением с обязательной описью вложения.
  • С помощью спецоператора с использованием .

Внимание! В зависимости от региона инспектор, принимающий отчет на бумаге, может попросить предоставить еще и электронный его файл.

Сроки сдачи отчета среднесписочной численности

В зависимости от ситуации выделяют три срока подачи этого отчета:

  • До 20 января года после отчетного - сдают в общем порядке все организации и предприниматели, выступающие нанимателями работников. При выпадании этого времени на выходной, оно переносится на идущий далее ближайший рабочий день. Таким образом за 2017 год отчет предоставляется до 22 января 2018 года.
  • До 20 числа месяца, который следует за месяцем постановки на учет хозяйствующего субъекта - сдают как вновь созданные компании, так и индивидуальные предприниматели. Т.е. если или ИП были зарегистрированы в марте, то отчет необходимо сдать до 20 апреля.
  • Не позже дата исключения субъекта из реестра юрлиц и ИП - при закрытии бизнеса.

Скачать бланк и образец заполнения

Скачать , форма КНД 1110018 в формате Excel.

Скачать .

Скачать .

Как правильно заполнить отчет о среднесписочной численности

Заполнение отчета начинается с указания ИНН организации или индивидуального предпринимателя. При этом ИНН ООО состоит из 10 цифр, а ИНН предпринимателя – из 12. Далее для организаций указывает КПП, а для ИП – ставим прочерк, так как у них этого кода нет. Указываем номер заполняемого листа.

Ниже вносим данные о той налоговой инспекции, куда сдается отчет и ее четырехзначный код. Например, для 29 налоговой г. Москвы это 7729.


Следом ставим дату, на которую сдается отчетность:

  • Если отчет предоставляется по окончании года, то ставим 01.01 и соответствующий год.
  • Если вы только зарегистрировали компанию или ИП, то как указали ранее – крайний срок – это 20 число месяца, который следует за месяцев в котором была произведена регистрация.
  • Если отчет сдается по случаю или закрытия ИП, то дата сдачи должна быть до того, как вы подадите документы о закрытии бизнеса.

Ниже пишем количество сотрудников в соответствии с произведенным расчетом.

Далее заполняем только левую часть бланка. В соответствующем поле директор, ИП или представитель должен поставить свою роспись, и дату подписания отчетности.

Внимание! Если отчет подписывается представителем, то необходимо будет к отчетности приложить доверенность, на основании которой данное лицо действует.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Данная обязанность по определению среднесписочной численности может возлагаться на кадровика или на бухгалтера.

В связи со значимостью этого показателя, его расчету надо уделять большое внимание, с тем чтобы обеспечить точность произведенного вычисления. Тем более, что контролирующие инстанции могут его проверить.

Исходную информацию следует брать из кадровых документов по учету времени, а также распоряжений руководства о приеме, отпуске или увольнении.

Специальные программы для ПК позволяют формировать данный показатель автоматически, исключая ошибки при вычислении. При этом обязательно нужно проверять источники информации.

Работник, производящий определение этого показателя, должен знать весь алгоритм расчета, с тем чтобы в любой момент он мог проверить данные вычисления.

Шаг 1. Определение численности за каждый день месяца

Первым шагом нужно определить количество сотрудников, которые работали в компании в каждый из дней месяца. Для каждого из рабочих дней это число равно количеству сотрудников, с которыми имеются трудовые контракты, включая рабочих на больничных и в командировках.

В расчете не участвуют:

  • Совместители, у которых основное место - другая фирма;
  • Работающие на основании договоров подряда;
  • Работницы отпусках - декретном или по уходу за детьми;
  • Сотрудники, у которых по соглашению устанавливается сокращенный рабочий день. Если же снижение времени работы закреплено законодательно, то они в расчете участвуют.

Внимание! Численность в выходной или праздник принимается как численность в предыдущий день работы. Таким образом, сотрудник, который уволился в пятницу, будет «числиться» еще субботу и воскресенье.

Если у компании не подписано ни одного соглашения, то для расчета число работников равно «1», принимая во внимание директора, даже если ему не выплачивается зарплата.

Шаг 2. Расчет числа работников с полной занятостью за каждый месяц

Это число определяется сложением численности сотрудников по каждому дню в месяце и деления итогового значения на число дней за месяц.

ЧислП=(Д1+Д2+..+Д31)/Дни , где

Д1, Д2 - число работников по каждому дню месяца;

Дни - число дней за месяц.

Пример: с 1 по 16 число месяца работало 14 человек, с 17 по 18 число - 15 человек, с 19 по 31 число - 11 человек.

Численность за месяц будет составлять: (16*14+2*15+13*11)/31=12,81

С итоговым результатом нужно выполнить округление до сотого знака после запятой.

Шаг 3. Расчет средней численности работников с частичной занятостью

Сначала необходимо рассчитать - какое количество часов отработали сотрудники с неполной занятостью за весь месяц. При этом считается, что количество часов в день, если сотрудник находится на отдыхе или на больничном, принимается по его последнему рабочему дню.

Следующим этапом рассчитывается среднее число таких людей в компании. Для этого полученную сумму часов нужно разделить на объем рабочих часов за месяц (это результат произведения числа рабочих дней и числа рабочих часов в день).

ЧислЧ=ЧасНеп/(РабДни*РабЧасы) , где

ЧасНеп - количество часов, которые за месяц отработали работники с неполной занятостью;

РабДни - число рабочих дней в месяце;

РабЧасы - число рабочих часов в дне. Если установлен 40-часовой рабочий график, то здесь указывается 8 часов, если 32 часовой - 7,2 часа.

Пример: Работник работал в месяце 14 дней по 6 часов. Средняя численность получается:

(14*6)/(20*8)=84/160=0,53. Результат по правилам математики нужно округлить до сотых долей.

Шаг 4. Определение численности работников всех типов за месяц

Для того, чтобы рассчитать среднюю численность за месяц, нужно сложить полученные ранее значения численности работающих весь день и частично занятых. Итоговое число округляется по правилам математики - дробная часть до 0,5 не учитывается, а более 0,5 округляется до единицы вверх.

ЧислМ=ЧислП+ЧислЧ , где

ЧислП - полученное количество работников полностью занятых на предприятии;

ЧислЧ - количество работников частично занятых на предприятии.

Пример: По выполненных ранее расчетам численность за месяц равна:

12,81+0,53=13,34, нужно округлить до 13.

Шаг 5. Определение средней численности за весь год

После того, как был произведен расчет среднего числа людей по каждому из месяцев, то нужно теперь рассчитать показатель для целого года. Для этого нужно сложить значения за каждый месяц и полученный результат разделить на 12. Итог подлежит округлению по правилам математики.

ЧислГ=(ЧислМ1+ЧислМ2+..+ЧислМ12)/12 , где

ЧислМ1, ЧислМ2 - среднее число за каждый месяц.

Внимание! Если компания отработала не весь месяц, к примеру, была зарегистрирована в середине этого периода, то итоговый результат все равно подлежит делению на 12.

Штраф за не сдачу сведений о среднесписочной численности

Если данный отчет был сдан не вовремя, то согласно НК на компанию будет наложен штраф 200 руб.

Также на лицо, которое было ответственно за сдачу отчета, может быть согласно КОАП оштрафовано на 300-500 руб.

При этом наложение штрафа и его дальнейшая уплата не снимает ответственности за сдачу отчета форма КНД 1110018.

В случае, когда отчет не будет сдан повторно, ИФНС может применить уже штраф в 2-ом размере как за отягчающие обстоятельства.

Ежегодно, не позднее 20 января, ООО и индивидуальные предприниматели должны сдавать сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год. Причем, ИП сдают этот отчёт только при наличии работающих в штате, а юридические лица - независимо от наличия персонала. Кроме того, не позже 20 числа месяца, следующего за тем, когда организация была создана, должны быть сданы .

Считаем списочный состав за месяц

Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».

Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.

Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:

На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:

  • с 1 по 10 января - 10 чел.
  • с 11 по 29 января - 25 чел.
  • с 30 по 31 января - 20 чел.

Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем - 20 человек.

Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2018 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?

В Указаниях приводится такая формула: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».

Определяем сумму численности персонала с 10 по 31 марта: 22 дня * 25 чел.= 550. Несмотря на то, что отработано только 22 дня, сумму делим на общее число календарных дней марта, т.е. 31. Получаем 550/31 = 17,74, округляем до 18 человек.

Расчёт СЧР за отчётный период

Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды - это квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:

Списочный состав предприятия за 2018 год менялся незначительно:

  • январь - март: 35 чел.;
  • апрель - май: 33 чел.;
  • июнь - декабрь: 40 чел.

Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого - 37,58, округляем до 38 человек.

Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».

Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:

  • апрель - 320;
  • май - 690;
  • июнь - 780;
  • июль - 820;
  • август - 280.

Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.

Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.

Учёт неполного рабочего времени

В приведённых примерах мы показали, как считать списочный состав по сотрудникам, занятым полный рабочий день. А как быть, если они заняты неполный день или неделю? Снова обращаемся к Указаниям: «Лица, работавшие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени».

Для этого надо:

  1. Выяснить количество человеко-часов, отработанных всеми сотрудниками, занятых неполное время.
  2. Результат разделить на продолжительность рабочего дня, исходя из установленных норм, это будет количество человеко-дней по работающим неполное время за данный месяц.
  1. Теперь показатель человеко-дней надо разделить на количество рабочих дней по календарю отчётного месяца.

Например, в ООО «Альфа» один работник занят по 4 часа в день, а второй - по 3 часа. За июнь 2018 года (21 рабочий день) они отработали вдвоём 147 часов из расчета (4 часа × 21 день) + (3 часа × 21 день)). Количество человеко-дней при 40-часовой неделе по ним в июне равно 18,37 (147/ 8). Остается разделить 18,37 на 21 рабочий день в июне, получим 0,875, округляем до 1.

Если у вас есть работники, которые заняты полный и неполный рабочий день, то чтобы получить общую среднесписочную численность за год, надо сложить их СЧР за каждый месяц по отдельности, результат разделить на 12 месяцев и округлить.

5.1. Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, т.е. с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора (контракта).

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета использования рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу, в организации.

Основными унифицированными формами первичной документации по учету труда и его оплаты являются: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта) (ф. N Т-1, Т-5, Т-6, Т-8), личная карточка (ф. N Т-2), табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. N Т-12), табель учета использования рабочего времени (ф. N Т-13), расчетно-платежная ведомость (ф. N Т-49) и другие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а.

5.2. При определении среднесписочной численности работников некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность. К таким работникам относятся:

5.2.1. женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;

5.2.2. работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.

5.3. Лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу.

5.4. Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором (контрактом) или переведенные по письменному заявлению работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени.

Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке:

а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели:

40 часов - на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);

36 часов - на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);

24 часа - на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе);

б) затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Упрощенный способ (условный пример)

Если у работающих в организации неполное рабочее время составляет 3,2 часа в день, то эти работники учитываются за каждый рабочий день как 0,4 человека. Например, в сентябре Иванов отработал 22 рабочих дня, Петров - 10, Сидоров - 5. Средняя численность не полностью занятых работников составила 0,7 человека (0,4 х 22 + 0,4 х 10 + 0,4 х 5) : 22 рабочих дня в сентябре). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.

Примечание. Лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного заявления работника), учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.

5.5. Ниже приводится условный пример расчета среднесписочной численности работников за месяц организации, работающей по графику пятидневной рабочей недели.

┌──────────────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────────┐ │ Числа месяца │ Списочная │В том числе │ Подлежат │ │ │ численность │не подлежат │ включению в │ │ │ │включению в │ среднесписочную │ │ │ │среднесписоч-│ численность │ │ │ │ную числен- │ (гр. 2 минус │ │ │ │ность │ гр. 3) │ │ │ │(см. п. 5.2) │ │ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├──────────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────────┤ │1 │ 253 │ 3 │ 250 │ │2 │ 257 │ 3 │ 254 │ │3 (суббота) │ 257 │ 3 │ 254 │ │4 (воскресенье) │ 257 │ 3 │ 254 │ │5 │ 260 │ 3 │ 257 │ │6 │ 268 │ 3 │ 265 │ │7 │ 268 │ 3 │ 265 │ │8 │ 272 │ 3 │ 269 │ │9 │ 270 │ 3 │ 267 │ │10 (суббота) │ 270 │ 3 │ 267 │ │11 (воскресенье) │ 270 │ 3 │ 267 │ │12 │ 274 │ 3 │ 271 │ │13 │ 279 │ 3 │ 276 │ │14 │ 278 │ 3 │ 275 │ │15 │ 279 │ - │ 279 │ │16 │ 282 │ - │ 282 │ │17 (суббота) │ 282 │ - │ 282 │ │18 (воскресенье) │ 282 │ - │ 282 │ │19 │ 284 │ - │ 284 │ │20 │ 286 │ - │ 286 │ │21 │ 291 │ - │ 291 │ │22 │ 295 │ 2 │ 293 │ │23 │ 298 │ 2 │ 296 │ │24 (суббота) │ 298 │ 2 │ 296 │ │25 (воскресенье) │ 298 │ 2 │ 296 │ │26 │ 298 │ 2 │ 296 │ │27 │ 292 │ 2 │ 290 │ │28 │ 305 │ 2 │ 303 │ │29 │ 306 │ 2 │ 304 │ │30 │ 314 │ 2 │ 312 │ │31 (суббота) │ 314 │ 2 │ 312 │ │ │ │ │ │ ├──────────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────────┤ │ │ │ │ 8675 │ └──────────────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────────┘

В данном примере сумма численности работников списочного состава за все дни октября, подлежащих включению в среднесписочную численность, составляет 8675, календарное число дней в месяце - 31, среднесписочная численность работников за месяц в этом случае составила 280 человек (8675: 31). Численность показывается в целых единицах.

5.6. Среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три.

Пример. Организация имела среднесписочную численность работников в январе 620 человек, в феврале - 640 человек и в марте - 690 человек. Среднесписочная численность работников за I квартал составила 650 человек (620 + 640 + 690) : 3).

5.7. Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев работы организации за период с начала года, т.е. соответственно на 2, 3, 4 и т.д.

Пример. Организация начала работать в марте. Среднесписочная численность работников составила в марте 450 человек, в апреле - 660, в мае - 690 человек. Среднесписочная численность работников за период с начала года (за 5 месяцев) составила 360 человек (450 + 660 + 690) : 5).

5.8. Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.

Пример

┌────────────────────┬───────────────────────────────────────────┐ │Месяцы │Среднесписочная численность работников │ │Январь │500 │ │Февраль │496 │ │Март │500 │ │Апрель │515 │ │Май │530 │ │Июнь │518 │ │Июль │560 │ │Август │570 │ │Сентябрь │565 │ │Октябрь │570 │ │Ноябрь │580 │ │Декабрь │600 │ ├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤ │ │6504 │ └────────────────────┴───────────────────────────────────────────┘

Среднесписочная численность за год составила 542 человека (6504: 12).

5.9. Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц (например, в организациях, вновь созданных, имеющих сезонный характер производства), определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы, на общее число календарных дней в отчетном месяце.

Пример. Вновь созданная организация начала работать с 24 июля 2003 г. Численность работников списочного состава в данной организации была следующей:

┌───────────────────┬─────────────┬──────────────┬───────────────┐ │ Числа месяца │ Списочная │В том числе │Подлежат │ │ │ численность │не подлежат │включению в │ │ │ │включению в │среднесписоч- │ │ │ │среднесписоч- │ную численность│ │ │ │ную числен- │(гр. 2 минус │ │ │ │ность │гр. 3) │ │ │ │(см. п. 5.2) │ │ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├───────────────────┼─────────────┼──────────────┼───────────────┤ │24 │ 570 │ - │ 570 │ │25 │ 570 │ - │ 570 │ │26 (суббота) │ 570 │ - │ 570 │ │27 (воскресенье) │ 570 │ - │ 570 │ │28 │ 575 │ - │ 575 │ │29 │ 580 │ - │ 580 │ │30 │ 580 │ - │ 580 │ │31 │ 583 │ - │ 583 │ ├───────────────────┼─────────────┼──────────────┼───────────────┤ │ │ │ │ 4598 │ └───────────────────┴─────────────┴──────────────┴───────────────┘ 5.10. Если организация работала неполный квартал, то среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за месяцы работы в отчетном квартале и деления полученной суммы на 3.

Пример. Организация вновь создана и начала работать в марте. Среднесписочная численность работников за март составляла 720 человек. Следовательно, среднесписочная численность работников за I квартал для этой организации составила 240 человек (720: 3).

5.11. Если организация работала неполный год (сезонный характер работы или создана после января), то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12.

Пример. Организация с сезонным характером работы начала работать в апреле и закончила в августе. Среднесписочная численность работников составляла в апреле 641 человек, мае - 1254, июне - 1316, июле - 820, августе - 457 человек. Среднесписочная численность работников за год составила 374 человека (641 + 1254 + 1316 + 820 + 457) : 12).

Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев, т.е. на 3, 4, 5 ... 12.

Если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор гражданско-правового характера с этой же организацией, то он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

В среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, не включаются индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, заключившие с организацией договор гражданско-правового характера и получившие вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги.

Существует особая формула для данного расчета, она имеет следующий вид: = (суммарность списочных чисел за все дни месяца)/(сумма календарных дней в месяце).

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Выходные и праздничные дни учитываются как предвыходные и предпраздничные. Списочное число, как мы знаем, складывается вследствие того, какая сумма явившихся и неявившихся работников составляет на тот или иной день.

И получается, что формула выше эквивалентна формуле, представленной ниже: среднесписочная численность работников за месяц = (сумма явок + сумма неявок)/(сумма календарных дней в месяце).

Числитель представленных формул состоит из календарного фонда сотрудников.

Таким образом, формула упрощается: среднесписочная численность работников = (фонд календарных дней рабочих)/(число дней в любом периоде).

Каким образом осуществить расчет

Пример №1

Списочный состав предприятия насчитывал 1 марта 105 человек. С 6 марта на работу руководитель компании принял 15 новых сотрудников. 16 марта уволились 5 человек, с 29 марта принято 10 человек. Условие дано, переходим к подсчетам: ср. численность = (105*5 + 120 + 115*13 +125*3)/31 = 82 человека.

Колебания происходили на предприятии от 105 до 125 работников. Если перечесть все календарные дни, то у нас получится, что число занятых с 1 по 31 марта составляло около 82 человек.

Пример №2

Существует база среднемесячных показателей среднесписочной численности, которые исчисляются для счета среднесписочной численности за более долгие периоды, например, год.

Условия поставленной задачи таковы:

  1. Ср. числ. марта = 213.
  2. Ср. числ. апреля = 218.
  3. Ср. числ. мая = 244.
  4. Ср. числ. июня = 228.
  5. Ср. числ. июля = 223.
  6. Ср. числ. июля = 219.

Среднесписочная численность за первое полугодие имеет два способа вычисления.

Первый способ основан на нахождении среднеарифметического числа из данных по кварталам:

  1. Ср. числ. 1 квартала = (213 + 218 + 244)/3 = 675/3 = 225 сотрудников.
  2. Ср. числ. 2 квартала = (228 + 223 + 219)/3 = 670/3 = 224 сотрудника.
  3. Ср. числ. за 1 полугодие = (225 + 224)/2 = 225 сотрудников.

Второй способ строится на базе данных средней месячной численности: ср. числ. за 1 полугодие = (213 + 218 +244 + 228 + 223 + 219)/6 = 225 сотрудника.

По данной технологии можно вычислить также среднесписочную численность за другие периоды. К примеру, за год или 9 месяцев.

Пример №3

Если существует информация о неполном рабочем периоде какой-то компании, то расчет ведется по другому принципу. Регистрация компании прошла на 3 июля. Число работников на этот день составило 150 человек. 13 июля директор компании на работу принял 17 сотрудников.

Дальше на протяжении всего месяца не было ни новых, ни уволенных сотрудников. За август на компанию работало около 170 людей. Необходимо провести вычисление среднесписочной численности в июле, за данный квартал месяцев (июль, август, сентябрь), и также за весь год.

Проводится это так:

  1. Ср. числ. за июль = (150*4 + 167*2)/30 = 32 человека.
  2. Ср. числ. за квартал = (32 + 170)/3 = 68 человек.
  3. Ср. числ. за год = (32+170)/12 = 17 человек.

Пересчитав все можно сделать вывод: на компанию, работавшую чуть больше одного месяца, за весь год пришлось сотрудников около 17 человек.

Существовавшие работники также имели возможность вести трудовую деятельность в других компаниях. Но все-таки при суммировании всех данных, где бы работник ни трудился в течение всего года, он будет считан как единица на предприятии если его работа на нем составила период, равный году.

Но если человек в одной компании проработал не весь год, а, допустим, всего 6 месяцев, то он будет учтен, как ½, а не целая единица.

Кто может входить

Стоит сперва учесть, что в списочную численность могут входить те, кто по каким-то обстоятельствам не посещал работу и также посещал. Исходя из этого уведомления, делаем выводы.

Список тех, кто входит в эту систему:

  1. Люди, являвшиеся на работу, включая и тех, кто не посещал работу по тому или иным обстоятельствам.
  2. Люди, прибывавшие в командировке. Но при условии, что у них сохраняется заработная плата с организации, в которой они работают. Сюда входят и те работники, у которых командировка проводится за границей.
  3. Работники, находящиеся временно на больничном. Важно при этом иметь справку о нетрудоспособности в период болезни.
  4. Сотрудники, выполнявшие государственные или муниципальные обязанности.
  5. Принятые на работу люди, устроенные на неполный рабочий день или неделю.
  6. Те, кто принят в организацию, но находятся на испытательном сроке.

Кто не включен в список

Условия, при которых некоторые лица не учитываются в среднесписочной численности:

  1. Так называемые «домашние работники». По договору они ведут работу на дому.
  2. Сотрудники и сотрудницы, имеющие особое по специальности звание.
  3. Лица, находящиеся на повышении квалификации. Это могут быть различные курсы для получения другой профессии.
  4. Те, кто краткосрочно направлен из другой компании. При условии, что их заработная плата находится в полной сохранности.
  5. Студенты и учащиеся, находящиеся на служебной практике в данной организации.
  6. Те, кто обучается в образовательном заведении, пребывающие в отпуске. Их заработная плата может сохраняться частично.
  7. Люди, которые пребывают ежегодно в отпусках на какой-то период времени. Это предоставляется обычно трудовым договором.
  8. Те, кто имеет выходной по условию организации, в которой они работают.
  9. Лица, которым допускается иметь выходной день за то, что они работали в праздничные, предпраздничные или выходные дни.
  10. Женщины, находящиеся по причине беременности в отпуске.
  11. Принятые работники в качестве замещения других;
  12. Граждане другой страны, принятые в данную организацию.

Кто такие внешние и внутренние совместители

Внешние совместители представляют собой лица, которые состоят в нескольких организациях. Точнее, они состоят в списочном составе одного предприятия, а на другом согласно трудовому законодательству они проводят работу около полставки (примерно 4 часа в день и не более).

К внутренним совместителям относят ту категорию людей, которая выполняет работу сверх основной положенной работы, и получают за это оплату. В средней численности они фигурируют в зависимости от отработанного времени.

Определяем среднесписочную численность внешних совместителей

Порядок действий операции по вычислению:

  1. Суммируем календарные дни, и сколько человек было занято в данные дни по формуле, которая была дана выше.
  2. Определяем среднюю численность тех, кто отсутствовал на предприятии в рабочие дни. То есть проводим суммирование тех, кто был не полностью занят в период подсчета. Стоит учесть тот фактор, гласящий о том, что люди, находящиеся в период болезни или чего-то другого, а также инвалиды учитываются на предприятии в среднесписочной численности как целые единицы.

Пример: В организации в ноябре было шесть работников, которые были заняты на неполный рабочий день. Двое из них работали 22 рабочих дня по пять часов в день. Они в организации проходят как 5/8 работникам, так как из восьми часов их работа составляет 5 часов.

Остальные четверо рабочих работали по 4 часа соответственно 22, 10 и 5 рабочих дней. Их учитывают как ½ работника за одни сутки. Посчитываем среднесписочную численность не полностью занятых рабочих: ((5/8)*22*2 + ½*22 + ½ *10 + ½ *5)/(22 рабочих дня) = 2, 2 работника.

Следует обратить внимание на то, что при подсчете в среднюю численность работников не входят индивидуальные предприниматели, которые заключили с компанией договор на основе гражданско-правового характера.

Особое примечание: Люди, переведенные администрацией компании на неполный рабочий день (без оформления документа в письменном виде), ведутся по учету в данной компании как целые единицы.

Каков порядок расчета числа людей, работающих неполный день

Порядок действий, рассчитанных на то, чтобы составить базу сотрудников, полностью аналогичен порядку подсчета числа внешних совместителей. Здесь также все зависит от отработанного времени.

Формула расчета среднесписочной численности не полностью занятых людей в компании за месяц будет иметь такую форму: (время рабочего дня)/(число рабочих дней).

В организациях трудятся сотрудники основного состава, лица, устроенные по договорам гражданско-правового характера, совместители. Во время сдачи бухгалтеру необходимо произвести расчет средней численности работников предприятия (СРЧ) и отдельно отобразить все категории трудоустроенных лиц. Детальнее о том, как это сделать, читайте далее.

Зачем это нужно

Расчет средней численности работников проводится в ситуациях, когда необходимо определить:

Имеет ли предприятие право на «упрощенку»

На упрощенной системе налогообложения находятся фирмы, СРЧ которых составляет не более 100 чел.

Должна ли организация перейти на общий режим налогооблажения

Если в течение отчетного периода СРЧ превысила 100 человек, предприятие не имеет право использовать "упрощенку"

Единый налог к уплате

Сумма налога рассчитывается путем перемножения на СРЧ и коэффициенты

Как заполнить форму № П-4

В разделе 2 формы указывается СРЧ

Относится ли предприятие к субъектам малого предпринимательства

Один из показателей - численность рабочих

Не стоит путать данный показатель со среднесписочной численностью. Она рассчитывается:

  • при заполнении годовой статистической формы;
  • при представлении налоговых деклараций;
  • в случаях, когда предприятие освобождено от уплаты ЕСН с сумм не более ста тысяч рублей в течение текущего периода;
  • при применении специальных ставок налогов организациями, которые осуществляют деятельность в сфере ИТ;
  • при расчете доли прибыли отдельных представительств;
  • при выяснении права на использование УСН;
  • в случае освобождения от налога на имущество;
  • при заполнении формы № 4 «Ведомость ФСС»;
  • при заполнении отчета по добровольным взносам отдельных категорий страхователей.

Внешние совместители

Как рассчитать среднюю численность работников, которые трудятся неполный день? Существуют две методики: прямой и упрощенный расчет. В рамках первого определяется общее количество дней работы, делением числа часов в месяце на продолжительность суток. Последний показатель зависит от продолжительности недели. СРЧ за месяц - это частное от соотношения количества отработанных дней и числа трудоустроенных лиц.

При использовании схемы упрощенного расчета рабочее время совместителей делится на продолжительность дня. Затем полученное значение перемножается на число суток в месяце. Итоговый результат делится на число дней работы в периоде.

Несовершеннолетние сотрудники, инвалиды І и ІІ гр. не относятся к совместителям, так как для них законодательно предусмотрен неполный день работы. Количество таких трудоустроенных лиц учитывается в основном составе. Расчет средней примеры которого будут представлены далее, не включает время отпусков, простоев, болезни, участия в забастовках, в том числе по вине других лиц.

Иванов отработал в организации 20 суток по 4 часа, Петров - 18 дней по 5 часов, Сидоров - 21 день по 4,5 часа. В было 20 рабочих суток. Среднее количество временных сотрудников составляет:

  • прямой счет: [(20 х 4 + 18 х 5 + 21 х 4,5) : 8] : 20 = 1,65 чел.;
  • упрощенная схема: (4: 8) х 20 + (5: 8) х 18 + (4,5: 8) х 21= 1,65 чел.

Пример 1

В ЗАО трудятся 4 внешних совместителя. Данные о трудоустроенных лицах представлены в таблице далее. Продолжительность рабочего дня - 8 часов. В январе было отработано 17 дней. Рассчитаем, сколько совместителей трудится в организации по упрощенной методике.

Сотрудник

Неполное время за сутки, чел./ч

Кол-во отработанных суток в периоде

Иванова Н. Л.

Петрова Д. Ю.

Сидорова Р. О.

Алехина Н. Д.
  • Иванова: 4: 8 = 0,5 чел.;
  • Петрова: 8: 8 = 1 чел.;
  • Сидорова: 3: 8 = 0,38 чел.;
  • Алехина Н. Д.: 2,5: 8 = 0,31 чел.

Определим количество отработанных человеко-дней:

  • 0,5 х 17 + 1 х 8 + 0,38 х 17 + 0,31 х 17 = 28,23.
  • 28,23: 17 = 1,66 чел.

Лица, работающие по гражданско-правовым договорам

Порядок расчета средней численности работников такой же, как и в предыдущем примере. Такие сотрудники учитываются как целые единицы. СРЧ определяется путем сложения аналогичных показателей за все периоды и деления суммы на количество месяцев. Из расчета исключаются:

  • ИП без образования юрлица;
  • сотрудники, с которыми у организации нет договоров;
  • лица, с которыми заключены договора на передачу имущественных прав.

В нерабочие дни применяется значение показателя за предыдущие сутки.

Пример 2

Дополним условия предыдущей задачи. В январе 2015 года предприятие заключило с тремя сотрудниками договора:

  • С 09.01 по 26.01 - с Старным И. И.
  • С 10.01 по 28.02 - с Алексеевым Н. Р.
  • С 12.01 по 31.03 - с Илюшечкиным Р. О.

Дата

СРЧ, чел.

В январе 31 к. д. Всего в организации трудоустроено 62 подрядных работника. СРЧ составляет: 62: 31 = 2 чел.

Пример 3

Организация заключила гражданско-правовые договоры в октябре 2014 года с тремя сотрудниками на периоды:

  • с 02 по 15 октября;
  • с 09 по 20 октября;
  • с 17 по 29 октября.
  • 01.1: 0 раб.
  • 02.10-08.10: 1 х 7 = 7 раб. (в выходные дни применяется значение показателя за предыдущие рабочие сутки, то есть 1).
  • 09.10-15.10: 2 х 7 = 14 раб.
  • 16.10: 1 раб.
  • 17.10-21.10: 2 х 5 = 10 раб.
  • 22.10-29.10: 8 раб.

ИТОГО: 7 + 14 + 1 + 10 + 8 = 40 раб.

Точность расчетов

В процессе калькуляции может возникнуть ситуация, когда некоторые данные имеют дробные значения. Чтобы не искажать результаты отчетности, лучше их не округлять. Исключением являются случаи, когда полученные результаты в дальнейших расчетах участвовать не будут. Например, в случаях, когда бухгалтерии просто нужно узнать среднее количество трудоустроенных лиц.

Расчет численности рабочих

Данные о среднем количестве работников используются органами статистики для отображения числа трудоустроенных лиц по территориям и сферам экономики. Данные юридических лиц и их подразделений собираются по единой методике. В отчетности отдельно выделяется среднесписочное количество трудоустроенных сотрудников, число совместителей и лиц, работающих по договорам.

Общая формула имеет следующий вид:

  • Среднее кол-во рабочих = среднесписочное число сотрудников + среднее количество совместителей + среднее количество лиц, работающих по гражданско-правовым актам.

Пример 4

Дополним условия задачи № 2. Допустим, что среднесписочное количество трудоустроенных лиц составило 52,3 чел в январе 2015 года. Как рассчитать среднюю численность работников за месяц? Используя вышеприведенную формулу. Количество совместителей было рассчитано в примере 1, а число лиц, работающих по договорам, - в примере 2.

  • СРЧ = 52,3 + 1,66 + 2 = 55,96 чел.

Как рассчитать среднюю численность работников за квартал, полугодие, год? Аналогичным способом. Необходимо просуммировать данные за каждый месяц рассматриваемого периода, а затем результат разделить на их количество.

Альтернативные способы

Как рассчитать среднюю численность работников за год? Просуммировать данные показателя за календарные месяцы, а затем разделить полученное значение на 12. Такой метод предоставляет четкие цифры, но требует трудоемкого процесса. В процессе подсчета анализируется весь табель рабочего времени.

Работников организации за год составило 250 чел. Кроме того, на предприятии были оформлены:

  • Двое внешних совместителей на 0,5 ставки, которые трудились 7 полных месяцев.
  • Еще один совместитель работал весь год на полставки.
  • 3 человека трудились неполный день 5 месяцев на 0,5 ставки.
  • По договорам было трудоустроено 10 человек на период с февраля по сентябрь, 5 человек - с апреля по декабрь; 7 человек - с июня по ноябрь. Все отработали полные месяцы.
  • СРЧ = 250 + (2 х 0,5 х 7 + 1 х 0,5 х 12 + 3 х 0,5 х 6) : 12 + (10 х 8 + 5 х 9 + 7 х 6) : 12 = 265,7 или 266 человек.

Таким образом, в организации в пересчете за год проработало 1,8 чел. неполный день и 13,9 чел. - по договорам.

На практике используются иные методы расчета. Если имеются данные на начало и конец периода, то СРЧ рассчитывается как среднеарифметическое.

Пример

Известны данные о численности сотрудников:

  • на начало года — 280 чел.;
  • на 01.04 — 296;
  • на 01.06 — 288;
  • на 01.10 — 308;
  • на 31.12 — 284 чел.

Определим СРЧ за год:

  • : (5 - 1) = 294 чел.

Если известны данные только на январь и декабрь, то СРЧ рассчитывалось бы как среднеарифметическое:

  • СРЧ = (280 + 284) : 2 = 282 чел.

Оба результата дают приблизительные цифры, но часто используются на практике.

Среднесписочная численность (СЧР)

В этот показатель включаются сотрудники, выполнявшие временную и постоянную работу, которые один и более дней получали заработную плату. В расчет берутся лица, явившееся на работу и отсутствующие:

  • в связи с командировкой;
  • по причине болезни;
  • в связи с выполнением гособязанностей;
  • направленные на повышение квалификации в образовательные учреждения;
  • студенты, аспиранты, за которыми сохраняется заработная плата;
  • находившиеся в основных, отпуске по уходу за ребенком, «за свой счет»;
  • по причине забастовок при условии, что если сотрудник в них не участвовал.

Сотрудники, занимающие более одной ставки или оформленные как совместители, при расчете среднесписочного показателя учитываются как целые единицы. Данные берутся из табеля отработанного времени. Показатель за месяц определяется путем сложения данных за календарные дни. Значение коэффициента в праздничные и выходные дни принимается равным показателю за предыдущие рабочие сутки.

Среднесписочное количество сотрудников за год = (СЧР янв. + СЧР фев. + … СЧР дек.) : 12.

Показатель за месяц рассчитывается аналогичным образом: количество сотрудников за каждые календарные сутки делится на число отработанных дней. Если рассчетное значение дробное, то в отчете указывается СЧР с округлением. Данные в налоговую за предыдущий год подаются до 20 января текущего. Существует более удобная методика расчета. Сначала определяется число рабочих, занятых полный день, а затем тех, кто трудится несколько часов. Сумма этих двух показателей вычисляется отдельно за каждый месяц, квартал и год.

Из калькуляции исключаются:

  • внешние совместители;
  • лица, которые заключался договор на профобучение с выплатой стипендии;
  • владельцы организации, которые не получали зарплату;
  • адвокаты;
  • сотрудницы, которые пребывают в отпусках по беременности и родам;
  • сотрудники-студенты, которые находились в дополнительном, отпуске без сохранения зарплаты;
  • лица, которые трудятся по договорам;
  • сотрудники, направленные на работу в другую страну;
  • лица, которые написали заявление об увольнении и отрабатывают оставшееся время.

Алгоритм

Работники, которые заняты неполный день, учитываются прямо пропорционально отработанному времени, но в отчете отображаются, как целые единицы. Если в организации трудятся два сотрудника одинаковое количество дней по 4 часа, они учитываются как целая единица с полным рабочим днем. Такая ситуация встречается редко. Обычно на крупных предприятиях количество отработанных часов и дней не совпадает. В таких ситуациях используется иная формула:

Среднесписочное количество лиц = количество отработанных чел./ч. в периоде: продолжительность дня: количество календарных суток.

Продолжительность дня исчисляется исходя из рабочей недели. Если графиком предусмотрено 40 часов работы в неделе, то продолжительность дня составляет 8 часов и т. д.

Пример 5

Списочное количество трудоустроенных лиц на предприятии с 1 по 15 июня составляла 100 человек, а во второй половине месяца - 150 человек. В рассматриваемом периоде две сотрудницы находились в отпуске по беременности. По правилам, они исключаются из расчета. Все остальные работники были приняты на полный день.

  • 15 дн. х 98 чел. + 148 чел. х 15 дн. = 3690 чел.
  • СЧР: 3690: 31 = 119,032, или 119 человек.

Виды деятельности

Как правильно рассчитать среднегодовую численность работников для формы П-4? В этом отчете отображаются данные по подразделениям организации и видам деятельности. Сотрудники, занятые капремонтом оборудования, который осуществляется собственными силами, не выделяются в отдельную группу, а учитываются по виду деятельности. Также в отчете не стоит отображать отдельно вспомогательные виды работ: сотрудников управленческих подразделений, администрацию, бухгалтерию, службу охраны, и связи. Они рассматриваются как сотрудники основного состава.