В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.

Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:

• Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
• Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
• Грамотное и логичное оперирование фактами

Образцы деловых писем.

(установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.

Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.

С уважением,

Коллектив Технического бюро

Институт «Оптика»

Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.

Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.

Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.

Будем признательны вам за ответ.

С уважением,

Иван Иванов

Руководитель Технического бюро

Институт «Оптика»

Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.

Письмо – просьба (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами)

Письмо – претензия (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами)

Уважаемый Андрей Иванович! Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую ситуацию еще можно скорректировать. Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас до 06.08.2010. сообщить информацию по отправке контрольных образцов. Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта. С уважением,

Уважаемый Андрей Иванович! От лица руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. Вынужден сообщить, что эта ситуация вызывает у нас крайнюю обеспокоенность. Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов. В этой ситуации способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у ОАО «Росстанс» серьезные опасения и вынуждает задуматься о применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010. Для предотвращения этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010. проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции. С уважением,

Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для вас будет значительно менее трудозатратным.

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке :

В обязанности помощников руководителя, офис-менеджеров и секретарей традиционно входит организация встреч и деловых переговоров. Безусловно, современные технологии связи, такие как мобильная телефония, Интернет и видеоконференцсвязь (например, Skype) предоставляют огромные возможности по организации деловых коммуникаций, тем не менее, личные встречи продолжают оставаться самыми эффективными мероприятиями с точки зрения достижения результата в деловом общении.

Переписка по организации личных и официальных встреч актуальна и по сей день, но больший объем данного вида переписки существенно сместился в сторону электронной почты. Сегодня мы рассмотрим основные правила переписки с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров.

Переписка по организации личных встреч и переговоров

В таблице ниже приведены основные этапы и цели переписки по организации личных встреч, а также виды соответствующих писем. Далее рассмотрим каждый отдельный вид письма.

Переписка по организации личных встреч

Как мы уже упомянули, в настоящее время большая часть переписки ведется по электронной почте. Однако в особо серьезных случаях и на очень высоком уровне до сих пор используют традиционную почту. При этом первые контакты могут быть установлены с использованием традиционной почты, а в дальнейшем переписка может перейти в электронную форму. В сообщении электронной почты, помимо самого сообщения, может содержаться файл (как правило, в PDF-формате) с электронным образом письма.

Письмо-предложение о встрече (Letter requesting appointment)

Письмо-предложение о встрече отправляется с целью проинформировать получателя о том, что некоторое должностное лицо имеет намерение и возможность встретиться и обсудить возникшие вопросы или планы. В большинстве случаев основная часть (т.н. «тело письма») состоит из трех частей:

• Введение, в котором сообщается причина написания письма.
• Основная информация письма.
• Заключение, содержащее предполагаемые/ожидаемые действия/информацию.

Вторую и третью части иногда совмещают.

Введение письма-предложения о встрече может:

• содержать ссылку на инициирующее событие для данного письма: письмо, телефонный звонок, сообщение электронной почты, предварительную договоренность (скажем, на выставке) и т.п.
• быть первичным, инициирующим встречу и содержащим причину, по которой сотруднику вашей компании нужно встретиться с представителем компании-получателя. Такие письма могут быть адресованы как тем компаниям, с которыми уже существуют какие-либо взаимоотношения, так и тем, с которыми нужно установить контакты.

В первом случае во введении могут использоваться следующие фразы:

Если нужно инициировать встречу, не имея предварительных договоренностей в виде устных соглашений, писем или сообщений, можно использовать следующие варианты вступительной части:

Заключительные фразы могут содержать информацию как общего характера, то есть формальные фразы типа «Если нужна дополнительная информация, пожалуйста, обращайтесь…», так и более конкретного, то есть могут уточнять, что и когда будет или должно быть сделано, например: «Наш сотрудник свяжется с Вами для уточнения деталей». Для завершения письма можно использовать следующие варианты:

Нужно отметить, что большинство фраз вводной и заключительной частей письма, приведенные нами выше, могут использоваться не только в письмах, инициирующих встречу, но и во многих других.

В основной части письма сообщается кто, почему, когда и где хотел бы провести встречу, например:

Рассмотрим пример письма-предложения о деловой встрече, в котором предлагается возможность переговоров и способ согласования даты и времени встречи с помощью телефонного звонка секретаря.

Обратите внимание, что письмо имеет полную блочную структуру с открытой пунктуацией: все элементы начинаются непосредственно от левого поля, между отдельными элементами пунктуация используется только в теле письма.

(Пример письма-предложения о встрече см. во вложенных документах).

Напомним, что для официальной переписки с зарубежными партнерами в компаниях наряду с бланком письма на русском языке может быть разработан бланк письма на английском языке.

Приведем пример текста еще одного письма, в котором организация предлагает свои услуги представителя/дилера для компании-импортера, информация о которой была получена в ходе выставки (см. во вложенных документах):

Поскольку более ранних контактов с компанией у адресата не было, в вводной части письма дается пояснение того, откуда получена информация о ней. Затем кратко делается представление компании - инициатора сообщения и описывается возможный вариант сотрудничества. В заключении выражается желание установить деловые контакты и сообщается информация о том, что представитель компании - директор по закупкам - будет находиться в стране компании-адресата в определенный период и имеет намерение встретиться.

Обратите внимание: в данном тексте (письма, сообщения электронной почты) используется обра

щение «Dear Sir or Madam», поскольку это письмо направлено на имя самой компании и имя должностного лица, которое его прочтет, неизвестно. Соответственно, вежливой заключительной фразой будет более формальное выражение «Yours faithfully». Если контакты (на выставке и т.п.) уже были установлены, естественно, следует обращаться к адресату-контактному лицу по имени, а в качестве заключительной фразы можно использовать «Yours sincerely».

Ответное письмо-подтверждение участия во встрече (Reply for letter requesting appointment)

После получения письма, инициирующего встречу, в случае согласия на встречу составляется ответное письмо, в котором могут уточняться даты, время, контакты, место встречи и т.п. Как и большинство других писем, такое письмо начинается с благодарности за предложение о встрече, а заканчиваться может выражением желания встретиться в скором времени и/или предложением обращаться за уточнением необходимых деталей встречи.

(Пример письма-ответа на предложение о встрече см. во вложенных документах).

Письмо–согласование, уточнение даты и времени (Letter regarding time and dates)

Ответ на письмо, инициирующее встречу, может быть представлен в форме «бумажного» письма или, что чаще бывает, сообщения, отправленного по электронной почте. В данном письме должны уточняться детали встречи: дата, время, место. В приведенном ниже примере такие детали предлагается уточнить по телефону или по электронной почте.

(Пример электронного письма-согласования с уточнением организационных вопросов встречи см. во вложенных документах).

В данном виде письма для запроса некоторой дополнительной информации могут также использоваться и другие фразы, например:

Письмо -отказ от встречи (Letter declining invitation)

Вполне естественно, что могут произойти различные события, вследствие которых назначенная встреча может быть отменена.

Например, если в предложенное время у вас (вашего руководителя) уже запланированы важные мероприятия, командировка и т.п. или предложение о сотрудничестве с данной компанией в настоящий момент для вас не актуально.

В начале письма–отказа для того, чтобы смягчить неприятную ситуацию, следует поблагодарить за письмо-предложение о встрече, например: «Thank you for your letter of 5 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our Purchasing Director».

В основной части нужно извиниться за отказ от встречи (например, «I am sorry to say that…», «Unfortunately…») и объяснить причину, например:

В заключительной части, если отказ не категоричный, можно предложить различные альтернативные варианты времени, места и других условий встречи.

Также следует поинтересоваться, насколько данные варианты удобны. Это можно сделать при помощи следующих фраз:

Письмо - извинение за отмену встречи (Letter of apology for cancelling an appointment)

Предположим, что детали встречи согласованы и встреча уже назначена, однако бывает так, что встречу приходится отменять, скажем, из-за появления очень важных дел, необходимости выполнять обязанности другого лица и прочих непредвиденных обстоятельств.

В таких случаях сначала следует выразить сожаление в связи с отменой встречи, а затем дать краткое объяснение причины:

Письмо-благодарность и обсуждение дальнейших действий (Letter of thanks and subsequent actions)

На встречах, как правило, достигаются некоторые договоренности, которые впоследствии реализуются в рабочем порядке, а стиль общения после таких встреч и переговоров может стать менее формальным. Но в любом случае после встречи и переговоров следует поблагодарить за встречу, выслать обещанные материалы (брошюры, каталоги, проекты договоров и т.п.), выразить желание активно сотрудничать в дальнейшем.

(Пример письма-благодарности см. во вложенных документах).

Итак, мы рассмотрели наиболее типичные варианты ведения деловой переписки по организации личных встреч и переговоров. Помните, что такая переписка важна как на этапе установления контактов, так и в продолжении сотрудничества, поэтому она всегда должна быть оперативной и составлена грамотно и в вежливой форме.

Задания

Задание 1

Заполните таблицу 1 так, чтобы обозначение элементов письма из таблицы 2 соответствовало номеру элемента из таблицы 1. Например: 1-Е, то есть сначала сверху указывается название и адрес компании-отправителя (если письмо печатается не на бланке). В таблице 2 приведены элементы письма в произвольном порядке. (См. таблицы во вложенных документах).

Задание 2

Расположите правильно элементы письма (см. во вложенных документах) Следите за их правильным написанием.

А.М. Лобанова, канд. экон. наук, доц. кафедры ДиДОУ, ГУУ

Вложенные файлы

• Документ. Пример письма-предложения о встрече.doc
• Документ. Пример письма-благодарности.doc
• Таблица 2. Задание 1.doc
• Документ. Пример письма-ответа на предложение о встрече.doc

Доступно только подписчикам

• Документ. Пример электронного письма-согласования с уточнением организационных вопросов встречи.doc
• Таблица 1. Задание 1.doc
• Документ. Задание 2.doc

Ведение предпринимательской деятельности подразумевает постоянное взаимодействие с партнерами и клиентами. Один из видов оформления деловых встреч – обмен письмами. Каким образом они составляются – будет рассмотрено далее.

Существует две общераспространенные цели использования письма о встрече:

• организация деловой беседы;
• привлечение внимания клиента к выгодному предложению.

Первый вариант идеально подойдет для повторной встречи, т. е. когда «первое касание» уже произошло. Второй способ актуален для случаев, когда какие-либо договоренности между сторонами достигнуты не были. Результативность писем с предложением о торговой сделке идентична эффективности .

Статистика такова: на 10 звонков 1 положительный отклик. Такой низкий процент связан с тем, что письма, поступившие от неизвестных лиц, воспринимаются несерьезно, и сразу же отправляются в «спам».

Во избежание игнорирования писем необходимо вызвать у потенциального клиента интерес. Для этого требуется разработка грамотного заголовка и темы документа. Все это должно отвечать потребностям и личностным чертам характера вашего потенциального потребителя.

Если эти аспекты опустить и не соблюсти – есть риск нарваться на игнорирование письма и потерять потенциального клиента, так и не обретя его внимание.

Правила составления электронных писем для клиентов – в этом видео:

Нюансы ведения деловой переписки

Итак, все этапы реализации пройдены, прибыль «подбита». Но есть еще один нюанс. Он заключается в проведении в целях оформления договоренности и обсуждения деталей сделки.

На первый взгляд, в этой процедуре нет абсолютно ничего сложного. Все, что требуется от создателя документа – написание делового письма о встрече. Но каким образом его оформить? С чего начать и как подвести к завершению?

В отечественной практике существует несколько норм касательно ведения деловой переписки. Их несоблюдение влечет за собой ухудшение репутации фирмы в глазах заказчика.

Поэтому первое и на начальном этапе единственное, с чем следует провести ознакомление – правила ведения деловой переписки. Они включают в себя несколько важнейших моментов.

1. Адрес электронной почты. Он должен выглядеть так, будто сторона, делающая обращение, действительно занимается бизнесом, а не развлекается. Имя должно быть серьезным и олицетворять суть деятельности организации. Комичные, веселые и ругательные названия под запретом.
2. Личные обращения. Чтобы клиент лучше воспринимал информацию, которая ему адресована, следует называть его по имени. Это позволит ему понять, что он действительно важен, и настроит на долгосрочные доверительные отношения.
3. Использование полного имени партнера при обращении. Если потенциального клиента зовут Саша или Женя, то обращаться к нему следует Александр и Евгений соответственно.
4. Оформление приветствия. Не рекомендуется указывать в приветственной части время суток, ведь вероятно, клиент будет читать его через пару часов, когда наступит иной отрезок дня. Целесообразнее всего использовать слово «Здравствуйте» или «Приветствую», если речь идет о более неформальном тоне общения.
5. Указание тематики. Первый вопрос, который записан в подсознание клиента – «что он/она от меня хочет». Так что в первом предложении письма должна прослеживаться четкая тема – то, о чем пойдет речь далее.
6. Различение между полями «кому» и «копия». В части «кому» требуется указание получателя, от которого происходит ожидание ответа. В графе «копия» указывается лицо, которое должно пройти процедуру ознакомления с письмом.
7. Лаконичность изложения материала. В соответствии с нормами деловой переписки длина обращения не должна превышать классический лист А4. Имеются лимиты и по объему: он не может переходить отметку в 3 Мб, иначе в ходе открытия есть вероятность «зависания».
8. Понятность вступительной части. После того как клиент прочтет первых три предложения, он должен понять, о чем пойдет речь далее, т. е. получить ответ на вопрос «что от меня хотят». Не рекомендуется строить длинные предложения, т. к. они плохо воспринимаются в процессе чтения.
9. Грамотность заключительной части. Она обязательно должна включать прощание и призыв к действию, чтобы клиент был заинтересован в продолжении диалога. Документ должен в обязательном порядке содержать подпись обращающейся стороны, а также контактные данные (электронные и фактические).

Соблюдая эти правила, можно создать четкое, емкое и лаконичное письмо с уникальным торговым предложением. вы узнаете, что представляет собой гарантийное письмо и с какой целью оно составляется.

Образец делового письма.

Результативность деловых писем о встрече

Эффективность от применения деловых писем зависит от нескольких факторов:

• сфера деятельности хозяйствующего субъекта (например, деловые письма показывают наибольшую результативность в области крупного предпринимательства, в то время как малый бизнес может обойтись неформальным общением в социальных сетях или по электронной почте);
• грамотность составленного документа (неправильно составленное письмо лишь оттолкнет потенциального клиента вместо того, чтобы привлечь его внимание, в то время как хорошо составленное письмо позволит заинтересовать потребителя и сохранить с ним теплые дружеские отношения);
• время отправления (нужно направить письмо адресату в то самое время , когда он его ждет или когда, по мнению отправителя, он нуждается в данном документе, письмо ни в коем случае не должно «огорошивать», т. е. приходить «как снег на голову»).

Если все эти пункты соблюдены, вы составите эффективное письмо, которое однозначно привлечет внимание вашего клиента и позволит превратить его из заинтересованного лица в постоянного заказчика.

Содержание документа о встрече

Чтобы письмо было последовательным и содержало в себе актуальную информацию, преподносимую постепенно, необходимо строго следовать его структуре.

1. Обращение. Оно нуждается в выделении отдельной строки. Здесь же указывается приветствие. Идеальное решение: «Здравствуйте, Федор Игоревичи!».
2. Представление. Согласитесь, не очень приятно читать письмо, пришедшее неизвестно от кого. Сообщите адресату свое имя и то, кем вы являетесь (менеджер, предприниматель, оператор и т. д.).
3. Причина обращения. Вероятно, вы уже договорились о встрече по телефону или электронной почте, или возникли какие-то заминки касательно заказа, или это вовсе первое обращение. В любом случае следует напомнить, чего вы ожидаете от клиента. Оптимальный пример: «мы вчера общались по телефону и договорились о…» или «мы изучили ваши претензии и хотим обсудить…» или «мы хотели бы сделать Вам деловое предложение…». Это далеко не исчерпывающий перечень вариантов.
4. Назначение встречи. В этом отчасти и заключается целевая задача, стоящая перед отправителем письма. Нужно действовать поступательно и ни в коем случае не резко. К примеру: «я бы с удовольствием встретился с Вами и обсудил детали лично…» или «если вы желаете узнать подробности, можем встретиться (дата, время ) и пообщаться насчет дальнейшего сотрудничества…».
5. Контактные данные. Если хотите показать потенциальному клиенту свое уважение, нужно указать не только контакты, но и еще раз повторить должность, имя. Можно оформить эту часть по классическому шаблону или же использовать более-менее оригинальный подход: «для подтверждения встречи можете позвонить по телефону…» или «для уточнения деталей Вы можете написать мне по адресу…». На следующей строке пишется «С уважением», а строкой ниже – «Ирина Эдуардовна, Ваш личный консультант».

Пример письма о встрече для переговоров.

Письмо после деловой встречи

Итак, все прошло как нельзя лучше: клиент дал согласие на то, чтобы встретиться в личном порядке, и это случилось. Но это не говорит, что деловая переписка подошла к концу. В торговой деятельности существует еще один этап – прощание с клиентом.

Нужно привлечь его выгодным предложением, чтобы он превратился в постоянного покупателя/заказчика. Немаловажную роль играет выражение благодарности за время, которое он уделил вам.

Классическое письмо имеет свою структуру.

1. Обращение.
2. Выражение благодарности «хочу выразить благодарность…» или «хочу Вас поблагодарить».
3. Контактные данные с именем и должностью.

Таким образом, письмо о встрече – особый документ, требующий продуманного подхода к оформлению.

Как назначить встречу с клиентом с помощью письма и другими способами – смотрите тут:

Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.Итак, письмо должно:

• Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
• Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
• Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
• Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
• Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату.

Предложение о встрече в деловом письме

В письме не должно быть завуалированных фраз.Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества.
Их несколько.

• При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
• Документацию нужно регистрировать в журналах учета.

  
  Это позволяет их легче находить.

• Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Письмо о встрече для переговоров

• Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
• Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
• Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
• И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
• А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
• Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).
Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу? Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке.

Образцы деловых писем(электронная переписка)

Деловая жизнь - это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста - это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение. Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»! Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение.

Инфо

Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто.

Образец письма просьбы об организации встречи

Должность необходимо указывать для того, чтобы клиент имел представление о том, по поводу каких вопросов он может к вам обращаться. Также укажите ваши контактные данные, электронную почту, телефон, ссылку на сайт компании, название компании.Цели и эффективность писем о встрече с клиентом Целью письма о встрече может являться как организация встречи, так и привлечение внимания клиента к вашему предложению.

Во втором случае к письму необходимо прикрепить ваше торговое предложение. Этот вариант подходит для первого контакта с потенциальным клиентом, когда какие-либо договоренности между вами еще отсутствуют.

Эффективность писем с торговым предложением соответствует эффективности “холодных звонков”. Примерно 10 человек из 100 откликаются на такие письма.
Низкая эффективность обоснована отсутствием интереса к письмам от неизвестных адресатов, к ним относятся как к спаму.

Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

Внимание

Важно

Однако за последний год произошел ряд инцидентов, как-то: регулярное нарушение сроков поставок, неудовлетворительное качество товара, некорректное отношение к данным ситуациям сотрудников Вашей фирмы. В результате всего этого наше взаимодействие зашло в тупик.

В связи с этим мы, к сожалению, вынуждены прекратить сотрудничество с Вами по истечении срока действия договора. Спасибо за годы обслуживания.

Письмо предложение о встрече

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк письма о встрече для переговоров.docСкачать образец письма о встрече для переговоров.doc Требования Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление.

Деловое письмо образец. образцы деловых писем

В случае решения воспользоваться услугой отсроченного платежа, обращайтесь к Ирине Михайловой (тел.: 495-777-89-21; ). 4. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен.

Предложите альтернативное решение, если это возможно. Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества! 6.

Выразите надежду на продолжение партнерских отношений.
Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать? Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи - это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Просьба о назначении переносе встречи деловая переписка

Заранее благодарен! С уважением, Вадим Татаренко Менеджер компании AIG Тел.: 495-777-11-11; Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента Агрессивное письмо клиента: Subject: Да вы офигели совсем!Data: 20.02.2016From: Петров АндрейTo: Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система.

Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net. Андрей Петров Ответ на агрессивное письмо клиента Subject: О возврате денег и решении вопроса!Data: 20.02.2016From: : Петров Андрей АЛГОРИТМ РАБОТЫС ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ Здравствуйте, Андрей! 1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику.
Помогает избежать безликости. Если я Вас правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги. 2.
С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество, Директор Алексинской швейной фабрикиАнна Юрьевна ПетроваТел.: ХХХ-ХХХ-ХХХ Письмо-напоминание Письмо-напоминание как правило состоит из двух частей:- напоминание о выполнении принятых решений, договорённостей- указание мер, которые будут приняты в случае невыполнения договорённостей. ⁠⁠⁠ Образец 1 Subject: Напоминание о смете на строительные работы для администрации г. ТверьData: 20. 06. 2016From: : Андрей Петров Уважаемый господин Петров! Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса. Ставим Вас в известность, что по истечении оговоренного договором срока наше предложение теряет силу.

С уважением, Елена Иващенко Менеджер службы работы с клиентамиЗАО «Сервис-стандарт» Тел.: 8-999-111-22-33 Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке: Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса. Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.

Письмо-отказ Письмо клиента Subject: Просьба о снижении стоимости на размещение рекламы.Data: 20.12.2015From: Петренко РоманTo: Андрей Иванов Добрый день, Андрей! Обращаюсь к Вам с официальной просьбой. Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

При написании писем коллегам, клиентам и партнерам часто возникает вопрос, как сформулировать ту или иную мысль деловым стилем. Как сказать, что нам что-то не нравится - или, наоборот, нравится? Как сообщить о проблеме или возможности? Как предложить адресату встретиться или созвониться? Как упомянуть о возможных санкциях?

Именно на такой случай мы составили небольшой словарик деловых оборотов. Используйте его, и ваш стиль будет вполне официальным, а формулировки - разнообразными.

Полезные формулировки для переписки

Начинаем со своей цели			Начинаем с интереса адресата
«Чего пришел»	Явно	«Обтекаемо»	Проблема	Возможность
	Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о… Сообщаю Вам…. Довожу до Вашего сведения, что… Прошу (Вас) выделить средства… Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)… В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)…. Прошу оказать содействие… Прошу Вашего содействия в… Напоминаю (напоминаем) о… Прошу ликвидировать отставание (задолженность)	Считаю необходимым обсудить с Вами … Хочу (хотим) согласовать с Вами…. Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы… Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта… Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о… Информирую (Вас) о… Позвольте проинформировать о… Обращаюсь к Вам в связи с…	Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с … Вынуждены сообщить… Ставим Вас в известность о… Настоящим извещаем (Вас) о… Уполномочен сообщить… Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)… Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями… Предлагаем содействие в решении проблемы… Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)… Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….	Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением … Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит…. Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж… Рады (имеем честь) предложить (Вам)… Рады сообщить о возможности… Хотим привлечь Ваше внимание… Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…
Конкретные действия	Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий… Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за … Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации… Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….) Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу… Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по …. Требуем от… немедленного принятия мер… Прошу ликвидировать отставание (задолженность)… Просим направить вашего представителя…
Заклю чение	Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…) Ждем Вашего решения … Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы… Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)… Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций… Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)… Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений… Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться… Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество… C ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…

Дополнительные формулировки

Приветствие	Прощание, заключительная фор мула вежливости
Уважаемы Иван Петрович! Уважаемый господин министр! Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)! Многоуважаемый… !	С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)… С благодарностью (признательностью) и уважением… С пожеланиями успеха (всего наилучшего)…. С надеждой на плодотворное сотрудничество…
Открывающая фраза – для ответов на обращения
Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….) В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем…. Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем…. В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)… В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение…
Благодарность
Искренне (от лица…, от имени…) благодарим… Выражаем благодарность (признательность)… С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем… Благодарим…Хотим поблагодарить…

Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!

Упоминание о санкциях

Мы будем вынуждены: обратиться в судебные органы (суд)  инициировать судебное разбирательство  отказаться от дальнейшего сотрудничества  пересмотреть планы (условия) сотрудничества  поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика)  поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества  прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям  заявить о нашем намерении добиваться (требовать)…  заявить о несогласии с фактами… © 2024 nc1.ru. Диагностика и болезни. Лекарства от А до Я Edit with Live CSS