Госкомстатом введена в оборот типовая форма Т-61 – записка-расчет при увольнении, при помощи которой работодатель обозначает весь спектр причитающихся работнику начислений. Документ содержит исходные данные по начислениям и итоговые графы, просуммировав которые можно получить сумму окончательного расчета.

Бланк может видоизменяться коммерческими организациями. Измененные формы должны быть утверждены внутренними актами предприятия. Подробности и актуальный бланк – в материале.

Основные сведения

Справка-расчет должна быть подготовлена к последнему рабочему дню увольняемого работника. На ее основе производятся окончательные выплаты. Этот бланк дополняется формой Т-49, в которой осуществляется расчет основной и дополнительной зарплаты по табелю за последний месяц.

Основное назначение справки-расчета – раскрытие поэтапного алгоритма вычисления компенсации по неиспользованным дням отпуска. Документ состоит из двух страниц:

Работники, заполняющие бланк справки-расчета при увольнении (Т-61) должны удостоверить правильность внесенных сведений собственноручными подписями. Скачать типовую форму можно бесплатно по прямой ссылке на .

Структура документа позволяет производить начисления как в пользу работника, так и в пользу работодателя. Последний вариант возможен при условии, что за работником числятся непогашенные долги, ему выдавались отпускные авансом, а на дату увольнения не все отгулянные дни были заработаны человеком.

Как заполнить справку-расчет

Компенсация по отпуску рассчитывается по правилам, которые применяются при начислении отпускных. За основу расчетов берется усредненная величина дохода увольняемого работника.

Средний заработок сотрудника вычисляется по его заработку за последние 12 календарных месяцев. Алгоритм расчета приведен в постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922.

Теперь перечислим, какие данные должны присутствовать в форме Т-61:

• сведения, необходимые для идентификации получателя средств – увольняемого работника;
• краткая информация о работодателе;
• реквизиты расторгаемого трудового соглашения;
• фамилии, должности и подписи лиц, которые занимались заполнением формуляра;
• расчетная информация.

Для проведения расчетов специалист отдела кадров вписывает количество дней отпуска, которые должны быть оплачены работнику в форме компенсации. Если за сотрудником значится перерасход оплачиваемых дней отдыха, это должно быть выражено в количественных показателях в соответствующем поле. Бухгалтером вносятся такие сведения:

• помесячное перечисление общих доходов работника с выделением сумм, засчитываемых в расчете средней величины заработка;
• количество дней в календарном исчислении, приходящихся на расчетный интервал;
• результат деления суммы дохода на количество указанных дней – средний заработок за день;
• размер компенсационной выплаты;
• итоги по начисленной заработной плате и другим компенсационным выплатам (переносятся из расчетной ведомости в форму Т-61);
• вписываются данные по обязательным удержаниям из заработка (алименты, административные взыскания, погашение ущерба, налог);
• вычисляется сумма, подлежащая выплате в кассе или перечислению на банковский счет работника.

В документе вычисленная сумма выплат дублируется прописью. Если деньги будут выданы через кассу, в нижней части бланка указываются реквизиты платежной формы – платежной ведомости или расходного ордера. Завершающий этап – заверение формуляра подписями ответственных лиц.

Когда сотрудник увольняется или с ним разрывается трудовой договор, для расчета необходимой в этой ситуации выплаты (заработной платы либо компенсации за нерастраченные дни отпуска и т.д.) оформляется записка-расчет.

Имеется специальная единая форма Т-61, которой пользуются в данном случае. Ответственные за оформления этого документа специалисты – кадровик и бухгалтер. Сотрудник кадровой службы заносит общие сведения о работнике, информацию об увольнении и факте расторжения договора (на лицевую стороны документа). На другой стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной ему выплаты.

Записка-расчет при увольнении (форма Т-61). Правила заполнения документа

• Документ заполняется с двух сторон разными сотрудниками.
• Первая сторона должна быть заполнена сотрудником кадровой службы и в ней должны присутствовать следующие данные:

– номер трудового договора (срочного или бессрочного) с сотрудником;

– дата, когда сотрудник зачислен в штат;

– порядковый номер, присвоенный записке-расчету и дата ее заполнения;

– ФИО увольняемого сотрудника;

– его табельный номер;

– отдел или подразделение, в котором числится данный сотрудник;

– кто он по профессии и специальности, его должность.

• Потом прописывается информация, касающаяся увольнения (или расторжения договора):

– дата, с которой сотрудник будет уволен;

– статья ТК РФ, согласно которой сотрудник будет уволен (основание для увольнения);

– присвоенный номер и дата приказа (Вы можете скачать пример заполнения данного приказа).

• Указывается количество дней неиспользованного отпуска за период работы. Если сотрудник был в отпуске авансом, то вписывается количество лишних дней. Сумма за перерасходованные дни будет вычтена из расчета.

• После внесения всех данных кадровик ставит свою подпись и дату заполнения.
• Оборотная сторона бланка прописывается сотрудником бухгалтерии. Он должен внести данные в таблицу из 19 граф. Каждая графа предназначается для определенной информации. В графах с 1-ю по 9-ю указывается информация о расчете за дни отпуска, которые сотрудник не истратил.

– Графа 1 – год расчетного периода (необходим для вычисления среднего дневного заработка).

– Графа 2 – 12 календарных месяцев (до даты увольнения).

– Графа 3 – доход сотрудника за каждый из взятых месяцев, которые учитываются при увольнении.

– Графа 4 – количество календарных дней в расчетном периоде.

– Графа 5 – количество часов расчетного периода (необходимо указывать, если оплата почасовая).

– Графа 6 – средний заработок в день (строка «Итого» в графе 3 делится на число, указанное в графе 4).

– Графа 7- количество отпускных дней, которые были взяты авансом.

– Графа 8 – неиспользованные дни отпуска (количество).

– Графа 9 – денежная сумма за указанное количество неиспользованных дней отпуска, которая будет начислена сотруднику. Считается следующим образом: (графа 8 минус графа 7) умножить на графу 6.

• В графы с 10 по 19 вносятся данные по расчету суммы, которую должны выплатить сотруднику.

– Графа 10 – сумма выплачиваемой заработной платы.

– Графа 11 – сумма из графы 9 (за отпускные).

– Графа 12 – другие начисления, которые будут выплачены сотруднику.

– Графа 13 – общая сумма всех начислений.

– Графа 14 – подоходный налог, который удерживается от суммы начислений.

– Графа 15 – другие удержания;

– Графа 16 – общая сумма удержаний;

– Графа 17 – оставшаяся задолженность организации перед сотрудником;

– Графа 18 – оставшаяся задолженность сотрудника перед компанией.

– Графа 19 – итог, который должен быть выплачен при увольнении. Формула расчета – графа 13 минус графа 16 плюс графа 17 и минус 18.

• Общая сумма выплат записывается ниже таблицы, как прописью, так и цифрами. Также вносится номер платежной ведомости или РКО, которые служат основанием для выдачи денежной суммы из кассы.
• Бухгалтер, выполнивший все расчеты и оформивший форму Т-61, ставит свою подпись под внесенными им данными.
• Когда сотрудник увольняется, в его трудовую книжку вносится запись об увольнении. Также в личную карточку сотрудника (форма Т-2) делается пометка.

Скачать записку-расчет при увольнении (бланк и образец Т-61)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Унифицированная форма Т-61 используется только в одном случае — при увольнении работника. В статье мы расскажем, для чего нужна эта форма, как правильно ее заполнить и где скачать нужный бланк.

Сотрудник увольняется: производим окончательный расчет

Рассмотрим пример. Сотрудник ООО «Атмосфера» Семенов П. Н. устроился менеджером в отдел продаж 12.01.2018. В сентябре ему предложили более высокооплачиваемую работу, и 15 сентября текущего года он уволился.

Бухгалтерия произвела расчеты в связи с его увольнением: начислила зарплату за отработанные в сентябре дни и компенсацию за неиспользованный отпуск.

Для отражения начисления зарплаты в компании используют унифицированную форму Т-49 «Расчетно-платежная ведомость».

А для расчета компенсации за неиспользованный отпуск следует применить форму Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Если же работник использовал отпуск авансом, то в этой форме будет сделан расчет суммы излишне выплаченных отпускных.

В заполнении формы Т-61 принимает участие инспектор кадровой службы, который укажет на лицевой стороне бланка данные о сотруднике (Ф. И. О., должность), реквизиты приказа об увольнении и сделает отметку о том, что сотрудник не использовал весь свой отпуск (либо его часть) или брал отпуск авансом.

Заполняем расчетную часть формы Т-61

Расчетная часть формы Т-61 заполняется в бухгалтерии. При этом правила расчета компенсации за неиспользованный (или использованный авансом) отпуск действуют те же, что и для расчета обычных отпускных.

Т. е. для нашего примера в форму Т-61 в качестве расчетного периода попадут месяцы с января по август и заработок за эти месяцы.

ВАЖНО! При расчете компенсации учитываются не все выплаты, производимые в адрес работника работодателем. Полный список учитываемых в расчете доходов приведен в п. 2 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. А те выплаты, которые учитывать не нужно, содержит п. 5 постановления № 922.

На основании внесенных в форму Т-61 исходных данных в ней же осуществляется расчет:

• среднего дневного заработка;
• суммы компенсации, причитающейся за дни неиспользованного отпуска или подлежащей удержанию из выплат работнику;
• итоговой суммы, полагающейся к уплате работнику с учетом начисленной ему за последний месяц работы зарплаты и налога на доходы, удерживаемого с произведенных при увольнении начислений.

И здесь же делается отметка о выплате этой итоговой суммы с расшифровкой ее величины и указанием реквизитов расходного документа.

После того как работник фирмы подал заявление или было принято решение о расторжении трудового контракта, в компании должны оформить записку расчет при увольнении, на основе которой ему будут рассчитаны и произведены все причитающиеся к выплате денежные средства. Сюда включается компенсация за неиспользованный отпуск, оплата труда за фактически отработанные дни, выходное пособие и т.д.

Прекращение трудовых отношений может происходить по различным причинам: как по инициативе работника, так и работодателя. В каждом случае существуют свои сроки, в течение которых принимается решение, а потом издается .

Как только оформляется распоряжение о расторжении контракта, на его основании кадровая служба выписывает записку-расчет, для которой используется форма т-61. Только нужно учитывать, что посчитать сотруднику суммы и осуществить их выплату надо в день увольнения.

При заполнении записки-расчета очень важно отразить, есть ли у работника причитающиеся ему дни отпуска, за которые ему нужно начислить компенсацию, или он их уже отгулял. Может возникнуть ситуация, что сотруднику согласно утвержденному графику отпусков уже был предоставлен ежегодный отпуск. В результате этого у него возникает задолженность за неотработанное время отдыха.

Чтобы подсчитать сколько положено работнику дней отпуска, нужно учесть его стаж работы. Для этого необходимо просмотреть предыдущие приказы об отпуске или личную карточку работника (если туда производились соответствующие записи), где записано время работы, за которое сотруднику уже он предоставлялся. Далее производится расчет дней отпуска при увольнении.

Законодательство устанавливает, что за каждый месяц работы сотруднику предоставляется 2,33 дня отдыха. При этом период до 15 числа не берется в расчет, а после 15 числа считается как полный месяц.

Заполнив свою страницу записки-расчета при увольнении, инспектор по кадрам ее визирует и передает в бухгалтерию для дальнейшего оформления.

Бухгалтер-расчетчик производит выборку данных из расчетно-платежных ведомостей за предыдущие 12 месяцев, и заполняет сведения о зарплате с расшифровкой их помесячно, и количестве календарных дней в выбранном периоде. В расчет принимается начисленная повременная или сдельная зарплата с надбавками и доплатами с премиями (если они не единовременные).

Исключить из данной выборки нужно все суммы, для расчета которых применялся средний заработок, пособия по больничному листу, материальные помощи и т. д. При подсчете календарных дней за каждый месяц работы берется 29,3, а за частично - календарные дни, приходящиеся на период работы, деленные на общее их количество в месяце и умноженные на 29,3.

На основе этих данных определяется среднедневной заработок и производится расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Здесь же бухгалтер заполняет информацию о зарплате за отработанные дни, прочих начислениях, а также об удержании и сумме к выплате. На основании расчета выписываются платежные документы на выплату или перечисления.

Записка-расчет визируется бухгалтером и прикладывается к остальным документам по начислению зарплаты за текущий месяц.

Образец заполнения записки расчета при увольнении

Заполнение лицевой стороны

В верхней части документа указывается название компании, ее код регистрации в органах статистики ().

Форма Т-61 должна иметь номер по порядку и дату ее оформления.

Инспектор по кадрам заполняет данные о табельном номере, Ф.И.О., должности и наименовании структурного подразделения, в котором работает увольняющийся человек.

Ниже необходимо указать, кто является инициатором увольнения, зачеркнув ненужный вариант, а также дату расторжения трудового договора. Также заполняется информация об этом со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, и записываются реквизиты приказа об увольнении - номер и дата.

Здесь же указываются сведения о наличии неиспользованных или взятых авансом днях отпуска с расшифровкой периода, за который он положен.

Внизу страницы специалист по кадрам визирует записку-расчет, подтверждая достоверность всех данных, заполненных им, с указанием своей должности и Ф.И.О.

Заполнение оборотной стороны

Расчет компенсации при увольнении производится бухгалтером. Для этого он заполняется соответствующие таблицы. В первой указываются данные с названием месяца, года расчетного периода и сумм зарплаты, принимаемой к расчету. В строке «Итого» записывается сумма всего оплаты труда, применяемой к учету.

Во второй таблице заполняется число календарных дней либо часов в данном периоде в зависимости от применяемой системы оплаты. Далее рассчитывается среднедневной (среднечасовой) заработок, который нужно внести в соответствующую графу.

В следующей табличке проставляется количество дней отпуска, указанные специалистом по кадрам на лицевой стороне, и делается расчет отпускных для компенсации работнику при увольнении, либо удержания из его зарплаты за неотработанное время.

В нижней табличке бухгалтер заполняет сведения обо всех начислениях, полагающихся увольняемому, а также удержаниях по НДФЛ, алиментам и т. д., если они есть. В столбцах с задолженностью, записываются суммы ранее имеющихся долгов как работника перед фирмой, так и компании перед ним.

При увольнении сотрудника ему полагается не только предоставление всей зарплаты, не выплаченной до этого, но также плату за неиспользованные отпускные дни, а также все компенсации и премии, положенные по индивидуальному и коллективному трудовому договору. Для отражения выплаченных средств используется единая форма Т-61. О том, как заполнить документ, бланк и готовый пример – все это приводится ниже.

Рассматриваемый бланк относится к внутреннему документообороту компании и не выдается на руки сотруднику. Она используется для окончательного расчета всех положенных выплат в день увольнения и при случае проверяется соответствующими должностными лицами на предмет соблюдения трудового и налогового законодательства.

В день увольнения полагается выплатить не только зарплату за все пока не оплаченные дни (в том числе сверхурочные и переработки), но также:

1. Плату за все дни отпуска, которые не были использованы (в том числе дополнительные оплаченные отпускные дни, полагающиеся представителями некоторых профессий).
2. Выходное пособие (например, если увольнение происходит в связи с прекращением деятельности компании).
3. Компенсации за работу в праздники (предусматривается двойная выплата).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Иногда работник берет отпуск авансом, т.е. отдых уже был использован, но фактически он не был заработан. Такие суммы тоже учитываются в форме Т-61 как излишние – они отнимаются из величины общей выплаты. Также отнимается налог на доходы 13%, соответственно, в документе отражается только «чистая» выплата, которую сотрудник и получит на руки.

Бланк и образец

Документ имеет единую утвержденную форму и используется повсеместно любыми организациями:

• небольшими фирмами;
• крупными торговыми и производственными предприятиями любой формы собственности;
• общественными объединениями;
• религиозными организациями.

Единственное исключение – бюджетные организации любого уровня (школы, больницы, местные, федеральные органы власти, МВД и многие другие). Они не ведут отчетность с использованием формы Т-61.

Утвержденный Госкомстатом России бланк приводится ниже.

А вот готовый пример заполнения, который можно использовать как образец.

Кто заполняет

Поскольку она фиксирует одновременно сведения по неиспользованным отпускам, и содержит расчет всех сумм, которые нужно выплатить в последний день работы, то заполняют бумагу сразу 2 человека:

1. Представитель отдела кадров вносит данные в лицевую сторону:

• дату, когда официально был заключен трудовой договор (не стоит путать с датой приказа о приеме на работу – иногда они могут отличаться);
• фамилия, имя отчество гражданина и полное официальное название его должности;
• название отдела или подразделения, где работал человек;
• дата оформления приказа об увольнении, его номер;
• причина увольнения (по ТК);
• общее число отпускных дней, которые не были задействованы;
• общее число отпускных дней, которые были использованы авансом (если таковые есть).

1. Представитель бухгалтерии проводит расчеты по суммам компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также итоговую сумму, которую компания обязана начислить увольняющемуся в последний день его работы. Все это находится на оборотной стороне документа.

Допускается оформление документа в рукописном виде и в печатном варианте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В небольших организациях бухгалтер выполняет одновременно функции кадрового работника, поэтому в таких случаях форму Т-61 заполняет 1 человек.

После совершения всех необходимых процедур форма должна сохраняться в течение 75 лет, допускается хранение только электронного аналога. Важно понимать, что никаких помарок и исправлений, зачеркиваний и надписываний сверху не допускается. Если обнаружены явные ошибки и противоречия, на должностное лицо налагается административный штраф в сумме 500 рублей .

Правила заполнения

Т-61 состоит из лицевой и оборотной части. Подробное описание правил заполнения приводится ниже.

Лицевая часть

В этой части следует указать:

1. Официальное название компании и код деятельности, который был присвоен Росстатом в соответствии с классификатором ОКПО.
2. В графе «Трудовой договор» нужно прописать номер и дату оформления документа.
3. Также здесь прописывается номер записки, прописывается дата составления.
4. Далее вписываются полные ФИО увольняющегося работника, должность (она должна соответствовать штатному расписанию и трудовому договору).
5. В случае наличия разряда или категории указываются и эти сведения.
6. Прописывается дата расторжения договора, вычеркиваются ненужные записи.
7. Прописываются точные данные по приказу об увольнении – номер и дата.
8. Чтобы прописать все дни отпуска, нужно точно рассчитать их количество.

Оборотная часть

На оборотной стороне находятся 2 таблицы. Их нужно заполнять в соответствии со следующими правилами:

1. В 1 и 2 графах указываются расчетные месяцы – т.е. все месяцы, которые учитываются при расчете отпускных дней.
2. Последующие графы заполняются в соответствии с образцом. Приводятся количество отработанных дней за расчетный период. на основе чего устанавливается общая сумма компенсации. Подробные примеры приводятся далее.

Примеры расчета отпускных

В общем виде действует такая формула для расчета.

А для определения среднего заработка за день используется такая формула:

В расчет зарплаты включаются все официально предусмотренные выплаты:

• премии;
• сверхурочные;
• оплата за работу в праздники;
• оплата за работу в ночные часы;
• гонорары;
• доплаты за работу в тяжелых и вредных условиях труда и т.п.

При этом расчетным периодом всегда являются 12 месяцев, т.е. календарный год, ближайший к месяцу, когда работник уйдет в отпуск, даже если он уходит в самый последний день этого месяца. Если же он не работает полный год. то расчетный период начинается со дня начала официальных трудовых отношений до конца месяца, ближайшего к отпускным. В этом случае формула следующая.

Таким образом, последовательность расчета всегда будет такой:

1. Сначала определяется количество дней, чтобы рассчитать средний заработок сотрудника в день.
2. Затем определяется средний заработок в день.
3. После этого рассчитываются отпускные.
4. Последний этап – с них удерживается налог 13%, окончательная сумма записывается в форму Т-61.

ПРИМЕР 1. Расчетный период отработан полностью.

Работник планирует уйти в отпуск в период с 20 по 28 октября 2017 года. Работает он с 2015 года. Каждый месяц официальная зарплата составляет 40 000 рублей. Тогда отпускные нужно считать по ближайшим 12 месяцам. В данном случае это с октября 2016 по сентябрь 2017 года. Сумма считается по простой формуле:

1. Сначала вычисляется годовой заработок, т.е. 40 000-12 месяцев = 480 000 рублей.

2. Затем эту сумму делят на 12, затем делят на 29,3 и умножают на фактические 9 дней предполагаемого отпуска. Получается 12 286,69 рублей.

3. Теперь нужно вычесть 13% НДФЛ. Итоговая цифра, которая и записывается в форму Т-61, – получается 10 689,42 рубля.

ПРИМЕР 2. Расчетный период отработан не полностью.

Если работник трудился 11 месяцев полностью, но в одном месяце ушел, к примеру, на больничный на 14 дней, то при расчете среднедневного заработка эти 14 дней не учитываются. Например, общий заработок за год 240 000 рублей. Тогда: 240 000/(29,3*11+14) = 713,64 рубля. Соответственно, если человек планирует уйти на 10 дней отпускных, ему полагается 7136,4 рублей. Из этой суммы вычитают 13% и получают 6208,66 рублей.

ПРИМЕР 3. Если сотрудница уходит в отпуск сразу после декретного отпуска